Persondatagrupper

I forbindelse med GymDanmarks GDPR-ansvar, har vi inddelt data i følgende grupperinger:

PERSONGRUPPER

 

  1. Medlemsforeninger
  2. Bestyrelse og folkevalgte
  3. Frivillige i udvalg og sektioner
  4. Trænere og ledere i forbundet, herunder kontraktansatte
  5. Trænere og ledere i foreninger
  6. Deltagere på kurser og uddannelser
  7. Landsholdsgymnaster
  8. Licensgymnaster og Talentgrupper
  9. Medarbejdere på forbundskontoret 
  10. Nationale dommere
  11. Udenlandske gymnaster ved int. events på dansk jord
  12. Eventdeltagere (Gymnaestrada, Eurogym, Golden Age og lign.)
  13. Interessenter og samarbejdspartnere

Læs mere om de enkelte grupper i dette dokument

 

1. Medlemsforeninger

Data: 

Stamdata: (Navn, adresse, mail, tlf. foreningens hjemmeside, Kommune, Region, Medlemstal, stiftelses- optagelses og udmeldelsesdato, password, discipliner og produkter

Kontaktoplysninger: på Formand og Kasserere

 

Formål: 

Medlemsadministration, medlemsregistrering og kilde til ’Find din forening’ på gymdanmark.dk

 

Opbevaring: 

Vi opbevarer og opdaterer stamdata så længe foreningen er medlem. Hvis foreningen melder sig ud fjernes data fra hjemmesiden, men bibeholdes i ADMIN.

 

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev

Periode: Uendeligt af hensyn til historik og administrative principper

 

Udveksling af data:

Kontaktoplysninger til foreninger ved samarbejdsprojekter med andre forbund, eller ved fx kampagner (TV2 Lorry/Min klub).

 

Synlighed:

Kontaktinfo og foreningens hjemmeside offentliggøres på gymdanmark.dk/Find din forening, samt via forskellige dropdownmenuer på hjemmesiden, til brug ved tilmelding til konkurrencer og kurser/uddannelse, Events mm.

 

2. Bestyrelse og Folkevalgte

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail, fødselsdag, 

Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg/sektion og evt. hverv i forening/ udvalg/sektion

 

Formål: 

Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som forening/udvalg/sektion.

 

For at kunne tilbyde og målrette relevante tilbud og serviceydelser, skal vi kunne kommunikere efter hverv.

 

Opbevaring:

Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne ’sidder’ i udvalgene eller bestyrelsen. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder af et udvalg

 

Systemer: GymDanmark ADMIN 

Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.

 

Udveksling af data:

Bestyrelsesmedlemmer til FIG og UEG, samt andre internationale forbund.

 

Synlighed:

Oplysninger på hjemmesiden skal sikre at personer kan komme i kontakt med de frivillige efter hverv.

 

 

3. FRIVILLIGE 

tilknyttet forbundet (aktivitetsfrivillige, løst tilknyttede, sektionsfolk og arbejdsgrupper)

 

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail, billede

Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg/sektion og evt. hverv i forening/ 

udvalg/sektion

 

Formål: 

Vi skal kunne kommunikere målrettet og segmenteret med den enkelte, og samlet som gruppe.

 

Opbevaring: 

Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne ’sidder’ i sektionerne. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder af en sektion.

 

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev

Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.

 

Synlighed:

Oplysninger på hjemmesiden skal sikre at personer kan komme i kontakt med de frivillige efter hverv. 

 

4. TRÆNERE og ledere i FORBUNDET

Herunder kontraktansatte (fx landstrænere)

 

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail og billede

Andet: Tilhørsforhold til disciplin, hverv, niveau af træneruddannelse, bankoplysninger, diplomer på uddannelse (nationale og internationale)

 

Formål: 

Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter kompetencer, hverv, alder og geografi. Bankoplysninger i forbindelse med udbetaling af løn. Bestætte trænerjobs efter uddannelse

 

Opbevaring:

Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne er aktive i deres hverv. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder 

 

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev

Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper. For kontraktansatte med løn, er det fem år.

 

Udveksling af data:

Kontaktinformationer til lokale til arrangørforeninger, mhb på at afklare praktiske forhold.

 

Kontaktinformationer til lokale til andre specialforbund, mhb på udnyttelse af særlige gymnastikrelaterede kompetencer.

 

Synlighed:

Landstrænerens navn + kontaktinfo og billede offentliggøres på hjemmesiden.

 

 

5. TRÆNERE og ledere i FORENINGER

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf. og mail

Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg/sektion og evt. hverv i forening/ 

udvalg/sektion. 

 

Formål: 

For at kunne tilbyde og målrette relevante tilbud og serviceydelser, skal vi kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter funktion i forening og gymnastikinteresse (”aktiv indenfor”). Mulighed for fremsendelse af kursusmaterialer.  

 

Opbevaring:

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev, dropbox og mobil

Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper. 

 

Udveksling af data:

Ja, f.eks. Dansk svømmeunion i forbindelse med samarbejdsprojekt, hvor vi rekrutterer nye medlemsforeninger

 

Synlighed:

Formandens adresse + tlf. er offentlig tilgængelig på hjemmeside (”Find din forening”) 

 

6. KURSISTER

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf. og mail

Andet: Tilhørsforhold til forening, deltagerhistorik, allergi mv. (børn på gymnastikskoler)

 

Formål: 

Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter disciplin. Tøjstørrelse og allergier registreres også. 

 

Opbevaring:

Vi opbevarer kontaktoplysninger så vi kan tilbyde fremtidige lignende kurser/uddannelser.

 

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev

Periode: For kursister er det gældende, at vi opbevarer data indtil udgangen af det år de stopper. For deltagere på vores uddannelser opbevares data i fem år, idet ét modul er adgangsgivende til et andet.

 

Udveksling af data:

Kontaktinformationer til lokale til arrangørforening, mhb på at afklare praktiske forhold.

 

Der sendes deltagerliste før kursus/uddannelse; til deltagerne med oplysning om navn/forening. Til Instruktøren sendes mere detaljeret deltagerliste ved behov (alder allergier, T-shirtstørrelse)

 

Synlighed:

Deltagerliste med navn og forening oplyses på hjemmesiden som service i forbindelse med indbyrdes kontakt deltagerne imellem. 

 

 

7. LANDSHOLDSGYMNASTER

 

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail

Andet: Licensnr., Fødselsdato, køn, pasnr. og forening

 

Formål: 

Stamdata opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe. Administration af International licens, tilmelding til internationale konkurrencer, samt rejsebestillinger-

 

Opbevaring:

Vi opbevarer og opdaterer stamdata så længe gymnasterne er landsholdsaktive og deltager ved internationale konkurrencer. 

 

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev. FIGs database

Periode: Bibeholdes af hensyn til historik 

 

Udveksling af data:

Til FIG og UEG: 

- Stamdata og pasinfo/kopi

- FIG til int. Licens

- LOC ved udenlandske stævner

- FIG licens – Antidoping regler

 

Udveksling af data uden for EU:

Ja, hvis konkurrencen er uden for EU

 

Synlighed:

Oplysninger på hjemmesiden: Resultater og navn

Er man profil, indhentes særskilt samtykke til oplysninger der ligger på hjemmesiden.

 

 

8. LICENS gymnaster (+ GymID) og TALENT grupper 

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail

Andet: Licensnr., Fødselsdato, køn og forening. GymID til efterskolegymnaster.

 

Formål: 

Kontaktinfo opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe, samt tilmelding til talentsamlinger og nationale konkurrencer. Fødselsdato for at sikre korrekt inddeling ved konkurrencer, samt nationale resultater.

 

I forbindelse med administration af nationale licenser, registreres også køn, forening, disciplin og betalingsoplysninger (betaling af licens)

 

Opbevaring:

Vi opbevarer kontaktinformationer så længe gymnasterne er konkurrencesaktive ved nationale konkurrencer.

 

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev

Periode: Opbevares indtil udgangen af året efter de stopper. 

 

Udveksling af data:

Klubber, kun navn og mail. Resultatformidlingssystemer.

 

Synlighed:

Oplysninger på hjemmesiden: Resultater med navn og forening (deltagerlister?)

 

9. MEDARBEJDERE PÅ FORBUNDSKONTORET

Data:

Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail

Andet: CPR-nr., lønnr., pensionsoplysninger, bankkonto og kontonr., Ferie og fravær (sygdom), Sundhedsforsikring, MUS-oplysninger, ansættelsesdato, ansøgning og CV, ansættelseskontrakt

 

Formål: 

Ansættelsesvilkår

 

Opbevaring:

Opbevares på fællesdrev, dog er det kun direktør og lønmedarbejder som har adgang.

 

Systemer: GymDanmark Fællesdrev

Periode: Så længe den enkelte er ansat + fem år.

 

Udveksling af data:

Informationer om CPR-nr., lønnr., pensionsoplysninger, bankkonto og kontonr., Ferie og fravær (sygdom udveksles med DIF, i forbindele med lønadministration.

 

Synlighed:

Medarbejders navn, tlf, mail, billede og ansvarsområde offentliggøres på hjemmesiden således personer kan komme i kontakt med ansatte efter ansvarsområder.

 

10. DOMMERE nationale 

Data:

Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail

Andet: Test resultater fra dommerkurser.

 

Formål: 

Stamdata opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe. Bankoplysninger i forbindelse med udbetaling af omkostningsgodtgørelse og honorar.

Besættelse af dommerteams til nationale konkurrencer.

Tilmeldes på lige fod til konkurrencer

 

Opbevaring:

Vi opbevarer kontaktinformationer så længe dommerne er aktive ved nationale og internationale konkurrencer.

 

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev

Periode: Opbevares indtil udgangen af året efter de stopper.

 

Udveksling af data:

Kontaktinfo udveksles med de enkelte dommeransvarlige i udvalg/sektion (Folkevalgte og frivillige)

 

Synlighed:

Ingen oplysninger på hjemmeside

 

11. GYMNASTER udenlandske, ved events på dansk jord

Data:

Stamdata: Navn, fødselsdag og land

 

Formål: 

Stamdata i forbindelse med konkurrenceadministration

 

Opbevaring:

Vi opbevarer kontaktinformationer indtil konkurrencen er sluttet. 

Dog gemmes resultater

 

Systemer: GymDanmark Fællesdrev, 

Periode: Opbevares indtil udgangen af eventåret 

 

Udveksling af data:

Sker til resultatformidlingssystemer

 

Synlighed:

Oplysninger på hjemmesiden: Deltagerlister og resultater

 

12. EVENTdeltagere

Data:

Stamdata: Navn, adresse, tlf og mail

Eventrelateret: Tilhørsforhold forening/hold, alder og disciplin i forhold til holdinddeling, ankoms- og afrejsedata.

Gymnastikskole: Allergener og forældres kontakinfo

 

Formål: 

Vi skal kunne kommunikere relevante oplysninger i forbindelse med events, herunder programplanlægning og praktiske informationer om rejser etc.

 

Opbevaring: 

Vi opbevarer stamdata så vi kan tilbyde fremtidige lignende arrangementer

 

Systemer: GymDanmark Fællesdrev, evt. FIG eller UEG systemer

Periode: Opbevares indtil udgangen af eventåret 

 

Udveksling af data:

Vi udveksler persondata med FIG og UEG i forbindelse med tilmelding til int. events (Gymnaestrada, Eurogym, Gym for Life og Golden Age)

 

Synlighed:

Foreningen, holdets navn, kontaktperson og trænere offentliggøres på hjemmesiden

 

13. INTERESSENTER og samarbejdspartnere 

Data: 

Stamdata: Navn, adresse, tlf og mail

Andet: Samarbejdsrelation

 

Formål: 

Vi skal kunne kommunikere med den interessent/partner, og samlet som gruppe. Markedsføring og kommunikation af samarbejdspartneres tilbud og ydelser.

 

Opbevaring: 

Vi opbevarer kontaktinformationer så længe partnerskabet er relevant.

Data fjernes fra hjemmesiden når partnerskab ophører.

 

Systemer: GymDanmark Fællesdrev

Periode: Opbevares indtil udgangen af året, hvor samarbejdet ophører 

 

Udveksling af data:

Nej

 

Synlighed:

Oplysninger på hjemmesiden skal sikre synlighed om samarbejde 

 

 

 

 

 

 

Hvad leder du efter?
Brug søgefeltet ovenfor eller kontakt os på forbundskontoret.
Kurser og uddannelse
Kurser og uddannelse
Find inspiration til at blive en endnu bedre træner her
Læs mere her
Gymnastikevents
Gymnastikevents
Uanset om du er bredde- eller konkurrencegymnast, har GymDanmark et tilbud til dig.
Få nyhederne direkte

Tilmeld dig GymNYT - Vi holder dig opdateret ugentligt
Samtykkeerklæring til GymDanmark

Facebook
Følg med på Facebook
Følg os på Facebook og kom tæt på gymnastikken
Youtube
Følg med på Youtube
Følg os på Youtube og se gymnastik når du vil
Instagram
Følg med på Instagram
Følg os på Instagram - Gymnastik i billeder og video
LinkedIn
Følg med på LinkedIn
Følg GymDanmark på Linkedin