Persondatagrupper

I forbindelse med GymDanmarks GDPR-ansvar, har vi inddelt data i følgende grupperinger:

PERSONGRUPPER

  1. Medlemsforeninger
  2. Bestyrelse
  3. Folkevalgte og frivillige (udvalg og sektioner)
  4. Trænere og ledere i forbundet (kontraktansatte)
  5. Trænere og ledere i foreninger
  6. Kursister
  7. Landsholdsgymnaster
  8. Licensgymnaster og Talentgrupper
  9. Medarbejdere på forbundskontoret
  10. Dommere
  11. Udenlandske gymnaster (Int. events i DK)
  12. Eventdeltagere (Gymnaestrada, Eurogym mv.)

Læs mere om de enkelte grupper i dette dokument. Spørgsmål kan rettes til info@gymdanmark.dk


 

1. MEDLEMSFORENINGER

Data:
Stamdata: (Navn, adresse, mail, tlf. foreningens hjemmeside, Kommune, Region, Medlemstal, stiftelses- optagelses og udmeldelsesdato, password, discipliner og produkter
Kontaktoplysninger: på Formand og Kasserere

Formål:
Medlemsadministration, medlemsregistrering og kilde til ’Find din forening’ på gymdanmark.dk

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer og opdaterer stamdata så længe foreningen er medlem. Hvis foreningen melder sig ud fjernes data fra hjemmesiden, men bibeholdes i ADMIN af historiske årsager.

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev
Periode: Uendeligt af hensyn til historik og administrative principper

Udveksling af data:
Kontaktoplysninger til foreninger ved samarbejdsprojekter med andre forbund, eller ved fx kampagner (TV2 Lorry/Min klub).

Synlighed:
Kontaktinfo og foreningens hjemmeside offentliggøres på gymdanmark.dk/Find din forening, samt via forskellige dropdownmenuer på hjemmesiden, til brug ved tilmelding til konkurrencer og kurser/uddannelse, Events mm.


 

2. BESTYRELSE

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail, fødselsdag.
Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg/sektion og evt. hverv i forening/ udvalg/sektion

Formand og næstformand: Pas og underskrift

Formål:
Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som forening/udvalg/sektion.

For at kunne tilbyde og målrette relevante tilbud og serviceydelser, skal vi kunne kommunikere efter hverv.

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne ’sidder’ i udvalgene eller bestyrelsen. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder af et udvalg, dog opbevares navne i ADMIN af historiske årsager.

Systemer: GymDanmark ADMIN
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.

Udveksling af data:
Bestyrelsesmedlemmer til FIG og UEG, samt andre internationale forbund.

Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden skal sikre at personer kan komme i kontakt med de frivillige efter hverv.


 

3. FOLKEVALGTE OG FRIVILLIGE
Tilknyttet forbundet (aktivitetsfrivillige, løst tilknyttede, sektionsfolk og arbejdsgrupper)

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail, billede
Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg/sektion og evt. hverv i forening/
udvalg/sektion

Formål:
Vi skal kunne kommunikere målrettet og segmenteret med den enkelte, og samlet som gruppe.

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne er aktive i sektionerne. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder af en sektion, dog opbevares navne i ADMIN af historiske årsager.

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.

Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden skal sikre at personer kan komme i kontakt med de frivillige efter funktion.


 

4. TRÆNERE OG LEDERE i FORBUNDET
Herunder kontraktansatte (fx landstrænere)

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail og billede
Andet: Tilhørsforhold til disciplin, hverv, niveau af træneruddannelse, bankoplysninger, diplomer på uddannelse (nationale og internationale)

Formål:
Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter kompetencer, hverv, alder og geografi. Bankoplysninger i forbindelse med udbetaling af løn. Bestætte trænerjobs efter uddannelse

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne er aktive i deres hverv. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder, dog opbevares navne i ADMIN af historiske årsager.

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper. For kontraktansatte med løn, er det fem år.

Udveksling af data:
Kontaktinformationer til lokale til arrangørforeninger, mhb på at afklare praktiske forhold.

Kontaktinformationer til lokale til andre specialforbund, mhb på udnyttelse af særlige gymnastikrelaterede kompetencer.

Synlighed:
Landstrænerens navn + kontaktinfo og billede offentliggøres på hjemmesiden.


 

5. TRÆNERE OG LEDERE FORENINGER

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf. og mail
Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg/sektion og evt. hverv i forening/
udvalg/sektion.

Formål:
For at kunne tilbyde og målrette relevante tilbud og serviceydelser, skal vi kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter funktion i forening og gymnastikinteresse (”aktiv indenfor”). Mulighed for fremsendelse af kursusmaterialer.

Opbevaring og sletning:
Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev, dropbox og mobil
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.

Udveksling af data:
Ja, f.eks. Dansk svømmeunion i forbindelse med samarbejdsprojekt, hvor vi rekrutterer nye medlemsforeninger

Synlighed:
Formandens adresse + tlf. er offentlig tilgængelig på hjemmeside (”Find din forening”)


 

6. KURSISTER

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf. og mail
Andet: Tilhørsforhold til forening, deltagerhistorik, allergi mv. (børn på gymnastikskoler)

Formål:
Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter disciplin. Tøjstørrelse og allergier registreres også.

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktoplysninger så vi kan tilbyde fremtidige lignende kurser/uddannelser. Slettes i ADMIN efter to år.

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev
Periode: For kursister er det gældende, at vi opbevarer data indtil udgangen af det år de stopper. For deltagere på vores uddannelser opbevares data i fem år, idet ét modul er adgangsgivende til et andet.

Udveksling af data:
Kontaktinformationer til lokale til arrangørforening, mhb på at afklare praktiske forhold.

Der sendes deltagerliste før kursus/uddannelse; til deltagerne med oplysning om navn/forening. Til Instruktøren sendes mere detaljeret deltagerliste ved behov (alder allergier, T-shirtstørrelse)

Synlighed:
Deltagerliste med navn og forening oplyses på hjemmesiden som service i forbindelse med indbyrdes kontakt deltagerne imellem.


 

7. LANDSHOLDSGYMNASTER

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: Licensnr., Fødselsdato, køn, pasnr. og forening

Formål:
Stamdata opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe. Administration af International licens, tilmelding til internationale konkurrencer, samt rejsebestillinger-

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer og opdaterer stamdata så længe gymnasterne er landsholdsaktive og deltager ved internationale konkurrencer.  dog opbevares navne i ADMIN af historiske årsager.

Systemer:
GymDanmark ADMIN og Fællesdrev. FIGs database

Udveksling af data:
Til FIG og UEG:
- Stamdata og pasinfo/kopi
- FIG til internationale licenser
- LOC ved udenlandske stævner
- FIG licens – Antidoping regler

Udveksling af data uden for EU:
Ja, hvis konkurrencen er uden for EU

Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden: Resultater og navn
Er man profil, indhentes særskilt samtykke til oplysninger der ligger på hjemmesiden.


 

8. LICENSGYMNASTER (+ GymID) 

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: Licensnr., Fødselsdato, køn og forening. GymID til efterskolegymnaster.

Formål:
Kontaktinfo opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe, samt tilmelding til talentsamlinger og nationale konkurrencer. Fødselsdato for at sikre korrekt inddeling ved konkurrencer, samt nationale resultater.

I forbindelse med administration af nationale licenser, registreres også køn, forening, disciplin og betalingsoplysninger (betaling af licens)

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe gymnasterne er konkurrencesaktive ved nationale konkurrencer. Slettes efter to år.

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af året efter de stopper.

Udveksling af data:
Klubber, kun navn og mail. Resultatformidlingssystemer.

Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden: Resultater med navn og forening (deltagerlister?)


 

9. MEDARBEJDERE PÅ FORBUNDSKONTORET

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: CPR-nr., lønnr., pensionsoplysninger, bankkonto og kontonr., Ferie og fravær (sygdom), Sundhedsforsikring, MUS-oplysninger, ansættelsesdato, ansøgning og CV, ansættelseskontrakt

Formål:
Ansættelsesvilkår

Opbevaring og sletning:
Opbevares på fællesdrev, dog er det kun direktør og lønmedarbejder som har adgang. Slettes efter tre år.

Systemer: GymDanmark Fællesdrev
Periode: Så længe den enkelte er ansat + fem år.

Udveksling af data:
Informationer om CPR-nr., lønnr., pensionsoplysninger, bankkonto og kontonr., Ferie og fravær (sygdom udveksles med DIF, i forbindele med lønadministration.

Synlighed:
Medarbejders navn, tlf, mail, billede og ansvarsområde offentliggøres på hjemmesiden således personer kan komme i kontakt med ansatte efter ansvarsområder.


 

10. DOMMERE (nationale og internationale)

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: Test resultater fra dommerkurser.

Formål:
Stamdata opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe. Bankoplysninger i forbindelse med udbetaling af omkostningsgodtgørelse og honorar.
Besættelse af dommerteams til nationale konkurrencer.
Tilmeldes på lige fod til konkurrencer

Opbevaring og slet:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe dommerne er aktive ved nationale og internationale konkurrencer. Slettes hvert andet år, efter de er stoppet.

Systemer: GymDanmark ADMIN og Fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af året efter de stopper.

Udveksling af data:
Kontaktinfo udveksles med de enkelte dommeransvarlige i udvalg/sektion (Folkevalgte og frivillige)

Synlighed:
Ingen oplysninger på hjemmeside


 

11. GYMNASTER udenlandske, ved events i Danmark

Data:
Stamdata: Navn, fødselsdag og land

Formål:
Stamdata i forbindelse med konkurrenceadministration

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer indtil konkurrencen er sluttet, dog gemmes resultater.

Systemer: GymDanmark Fællesdrev,
Periode: Opbevares indtil udgangen af eventåret

Udveksling af data:
Sker til resultatformidlingssystemer

Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden: Deltagerlister og resultater


 

12. EVENTDELTAGERE

Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf og mail
Eventrelateret: Tilhørsforhold forening/hold, alder, disciplin mv.
Gymnastikskole: Allergener og forældres kontakinfo

Formål:
Vi skal kunne kommunikere relevante oplysninger i forbindelse med events og til LOC, herunder programplanlægning og praktiske informationer om rejser etc.

Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer stamdata så vi kan tilbyde fremtidige lignende arrangementer.

Systemer: GymDanmark Fællesdrev, evt. FIG eller UEG systemer
Periode: Opbevares indtil udgangen af eventåret

Udveksling af data:
Vi udveksler persondata med FIG og UEG i forbindelse med tilmelding til int. events (Gymnaestrada, Eurogym, Gym for Life og Golden Age)

Synlighed:
Foreningen, holdets navn, kontaktperson og trænere offentliggøres på hjemmesiden

 

 

 

 

 

Hvad leder du efter?
Brug søgefeltet ovenfor eller kontakt os på forbundskontoret.
Kurser og uddannelse
Kurser og uddannelse
Find inspiration til at blive en endnu bedre træner her
Læs mere her
Gymnastikevents
Gymnastikevents
Uanset om du er bredde- eller konkurrencegymnast, har GymDanmark et tilbud til dig.
Få nyhederne direkte

Tilmeld dig GymNYT - Vi holder dig opdateret ugentligt
Samtykkeerklæring til GymDanmark

Facebook
Følg med på Facebook
Følg os på Facebook og kom tæt på gymnastikken
Youtube
Følg med på Youtube
Følg os på Youtube og se gymnastik når du vil
Instagram
Følg med på Instagram
Følg os på Instagram - Gymnastik i billeder og video
LinkedIn
Følg med på LinkedIn
Følg GymDanmark på Linkedin