Persondatapolitik

Den 25. maj 2018 træder nye regler i kraft om persondataforordningen som betyder, at der stilles nye krav til specialeforbundene og idrætsforeningernes behandling og opbevaring af persondata.

Læs her hvordan GymDanmark lever op til forordningen. 

ARTIKLER OM GDPR

22. maj 2018, GymDanmark passer godt på dine personoplysninger

22. maj 2018, Få styr på foreningens persondata

30. jan. 2018, Nye regler om registrering og opbevaring af persondata

INDHOLD

  1. Persondatapolitik for GymDanmark.dk og GymTranet.dk
  2. GymDanmarks dataansvar
  3. Kontaktoplysninger på dataansvarlig
  4. Behandling af personoplysninger
  5. Indsamling af oplysninger
  6. Formål med behandlinger af oplysninger
  7. Behandling af oplysninger
  8. Samtykke
  9. Videregivelse af persondata til andre
  10. Opbevaring og sletning af data
  11. Dine rettigheder
  12. Revidering af persondatapolitik

 

1. Persondatapolitik for GymDanmark.dk og GymTranet.dk

Ved benyttelse af www.gymdanmark.dkog www.gymtranet.dk, samt tidsbegrænsede eventsider tilhørende GymDanmark,  accepterer du, at GymDanmark behandler dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger og denne Persondatapolitik. GymDanmarks ansatte har adgang til de oplysninger der registreres om dig. 

Du kan i dette dokument læse GymDanmarks Persondatapolitik, hvis ikke du kan acceptere denne, bedes du undlade at benytte de ovenfor nævnte hjemmesider.

2. GymDanmarks dataansvar

GymDanmark behandler personoplysninger i forbindelse med vores virke som specialforbund under DIF, og hovedorganisation for vores medlemsforeninger. Vi har vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en lovmæssig, fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

3. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

GymDanmark (Danmarks Gymnastik Forbund) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

  •       Ansvarlig: Ditte Okholm-Naut
  •       Kontaktpersoner: Anette Jentzsch og Carsten Nyborg Andersen
  •       Adresse: Brøndby Stadion 20, Idrættens Hus, 2605 Brøndby
  •       CVR: 20196818
  •       Telefonnr.: 4326 2601
  •       Mail: info@gymdanmark.dk
  •       Websites: www.gymdanmark.dkog www.gymtranet.dk

 

4. Behandling af personoplysninger

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser. I det omfang vi behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Personoplysninger i forbindelse med administration af GymDanmark arrangementer (konkurrencer, kurser, events og lign.), herunder nødvendige oplysninger i forbindelse med licenser og lign.
  • Personoplysninger i forbindelse med administration af alle nedenstående persongrupper
  • Håndtering af foreningens medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til repræsentantskabsmøder og lign.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. 
  • Brug af situationsbilleder taget ved GymDanmark arrangementer, der afbilder en konkret aktivitet eller situation.
  • Videregivelse af medlemsoplysninger til DIF 
  • Ved medlemskab af GymDanmark, kan foreningen via ’Tast selv’ registrere foreningens ledere og trænere (formand og kassere obligatoriske) for at modtage målrettet kommunikation om GymDanmarks tilbud og serviceydelser, herunder partneres tilbud.
  • Medlemsregistrering og kilde til ’Find din forening’ på gymdanmark.dk
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældreneBevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Vi behandler persondata til opfyldelse af forskellige formål. Vi har inddelt dem i følgende grupper:

a)    Medlemsforeninger

b)    Trænere og ledere i foreninger

c)    Trænere og ledere i forbundet

d)    Deltagere på kurser og uddannelser

e)    Frivillige i udvalg og sektioner

f)     Interessenter og samarbejdspartnere

g)    Landsholdsgymnaster

h)    Licensgymnaster

i)     Medarbejdere i forbundet 

j)     Nationale dommere

k)    Talentgrupper

l)     Eventdeltagere (Gymnaestrada, Eurogym, Golden Age o.lign.)

m)   Udenlandske gymnaster ved int. events på dansk jord

Se hvordan vi opbevarer, behandler og administrerer data for ovenstående grupper her

5. Indsamling af oplysninger

I langt de fleste tilfælde får vi oplysningerne fra dig, når du foretager tilmelding på gymdanmark.dk/ gymtranet.dk eller indgår i et tillidshverv (frivillig i udvalg/sektion, træner/leder i forbundet o.lign.) I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger vedr. udbetaling af løn  
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om kursus/uddannelsesdeltagelse. Det kan være organisationer som DIF, Team Danmark og internationale forbund som FIG og UEG.

6. GymDanmarks formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. 

GymDanmark registrerer og opbevarer data efter lovkrav, for at kunne opfylde vores formål om at tilbyde og udbyde administration af medlemsservices (fx uddannelser, rådgivning, årsmøder), konkurrencer og opvisninger (fx licenser, deltagerlister og resultater). Læs mere under punkt 4.

7. Samtykke

Oftest vil GymDanmarks behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet i under punkt 4.

Foto
Gymnastik er en visuel sport, og derfor er brug af foto er en stor og vigtig del af GymDanmarks kommunikation. 

Samtykke indhentes når billeder taget af enkeltpersoner (på billeder hvor den enkelte person tydeligt genkendes) anvendes til markedsføringaf GymDanmarks events, uddannelser og kurser. Billederne kan også anvendes af vores samarbejdspartnere til egne kanaler.

Samtykke indhentes ikke ved brug af billeder taget ved GymDanmarks arrangementer og aktiviteter, når disse alene anvendes redaktionelt. 

Hvis du ikke ønsker dine billeder på GymDanmarks kanaler i forbindelse med ovenstående, kan du ikke deltage i vores aktiviteter.

GymDanmark anvender billeder på følgende kanaler og til følgende formål:

  • Hjemmeside, www.gymdanmark.dk og www.gymtranet.dk
  • GymDanmark Social: Facebook, Instagram, Snapchat, Linkedin og Youtube* 
  • Nyhedsbreve (GymNyt og GymUpdate)
  • Pressemeddelelser, lokale og landsdækkende medier
  • Bannere, Roll-ups og reklamestandere, opstillet ved GymDanmark arrangementer 
  • Markedsføringsmaterialer som fx: flyers, plakater, programmer, nyhedsbreve, foreningsudsendelser, oplæg, mødematerialer, powerpoints o.lign.
  • Annoncer i lokale medier

*Når foto anvendes på sociale medier, kan GymDanmark ikke gøres ansvarlige for eventuel viderebringelse eller deling af billeder.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked herom. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 18 år, foretager vi envurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 18 år. 

8. Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med konkurrencer og internationale events, sker der videregivelse af oplysninger om deltagere og resultater til den lokale arrangør og til resultatformidlingsbehandlere. Se mere under punkt 4.

Vi videregiver alene data til samarbejdspartnere med hvem, der er indgået databehandleraftaler med. I 2018 er det:

  • Wheeler Web Design
  • HostNordic
  • Microsoft (office 365) / Dynamics 365
  • Cenvation
  • MailChimp
  • DIF

I forbindelse med resultatformidling, videregives navn, klub og resultat til udbydere af resultatformidlingssystemet. I 2018 er det:

  • Wheeler Web Design
  • SportEventSystems
  • GymScore
  • SportTech

 

9. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som listet under punkt 4.

  1.    Medlemsforeninger
  2.    Bestyrelse og folkevalgte
  3.    Frivillige i udvalg og sektioner
  4.    Trænere og ledere i forbundet, herunder kontraktansatte
  5.    Trænere og ledere i foreninger
  6.    Deltagere på kurser og udannelser
  7.    Landsholdsgymnaster
  8.    Licensgymnaster og Talentgrupper
  9.    Medarbejdere på forbundskontoret 
  10.    Nationale dommere
  11.    Udenlandske gymnaster ved int. events på dansk jord
  12.    Eventdeltagere (Gymnaestrada, Eurogym, Golden Age og lign.)
  13.    Interessenter og samarbejdspartnere

10. Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  •       Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  •       Retten til indsigt i egne personoplysninger
  •       Retten til berigtigelse 
  •       Retten til sletning 
  •       Retten til begrænsning af behandling
  •       Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  •       Retten til indsigelse 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

11. Revidering af persondatapolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentligeændringer vil du modtage meddelelse herom.  

 

Hvad leder du efter?
Brug søgefeltet ovenfor eller kontakt os på forbundskontoret.
Kurser og uddannelse
Kurser og uddannelse
Find inspiration til at blive en endnu bedre træner her
Læs mere her
Gymnastikevents
Gymnastikevents
Uanset om du er bredde- eller konkurrencegymnast, har GymDanmark et tilbud til dig.
Få nyhederne direkte

Tilmeld dig GymNYT - Vi holder dig opdateret ugentligt
Samtykkeerklæring til GymDanmark

Facebook
Følg med på Facebook
Følg os på Facebook og kom tæt på gymnastikken
Youtube
Følg med på Youtube
Følg os på Youtube og se gymnastik når du vil
Instagram
Følg med på Instagram
Følg os på Instagram - Gymnastik i billeder og video
LinkedIn
Følg med på LinkedIn
Følg GymDanmark på Linkedin